Een VvE kan zelf een schoonmaakbedrijf inschakelen zonder dat dit via de beheerder hoeft te lopen. De VvE is een zelfstandige rechtspersoon met eigen bevoegdheden, en het regelen van schoonmaak valt in de meeste gevallen gewoon binnen het takenpakket van de vergadering van eigenaren. Of dit via de beheerder gaat of direct, hangt af van de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement en de afspraken die de VvE zelf heeft gemaakt. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over VvE-schoonmaak en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een VvE voor schoonmaak?
Een VvE is verantwoordelijk voor het onderhoud en de schoonmaak van alle gemeenschappelijke ruimtes binnen het complex. Denk aan trappenhuizen, entreehallen, gangen, liften, galerijen en parkeergarages. Deze verantwoordelijkheid is juridisch verankerd in de splitsingsakte en het modelreglement dat bij de oprichting van de VvE is vastgesteld.
Het gaat niet alleen om esthetiek. Schone en goed onderhouden gemeenschappelijke ruimtes zijn ook een kwestie van veiligheid en hygiëne voor alle bewoners. Bovendien heeft professioneel onderhoud een directe invloed op de waarde en uitstraling van het vastgoed op de lange termijn.
In de praktijk betekent dit dat de VvE beslist over:
- De frequentie van de schoonmaak (dagelijks, wekelijks of maandelijks)
- Welke ruimtes worden schoongemaakt en in welke volgorde
- Of er ook specialistische werkzaamheden nodig zijn, zoals glasbewassing, vloeronderhoud of graffitiverwijdering
- Het budget dat hiervoor beschikbaar wordt gesteld vanuit de servicekosten
Besluiten over schoonmaak worden doorgaans genomen in de Algemene Ledenvergadering (ALV). Een meerderheid van stemmen is voldoende om een schoonmaakbedrijf te kiezen of te wisselen.
Mag een VvE zelf een schoonmaakbedrijf inschakelen?
Ja, een VvE mag zelf een schoonmaakbedrijf inschakelen. De VvE is een zelfstandige rechtspersoon en heeft de bevoegdheid om zelfstandig contracten af te sluiten, ook voor schoonmaakdiensten. Er is geen wettelijke verplichting om dit via een VvE-beheerder te laten lopen.
Wel is het verstandig om de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement te raadplegen. In sommige gevallen staat hierin beschreven dat bepaalde contracten via de beheerder moeten worden afgesloten, of dat de beheerder een adviserende rol heeft bij grotere opdrachten. Dit verschilt per VvE en per beheerder.
Als de VvE zelf een schoonmaakbedrijf inschakelt, zijn er een paar praktische aandachtspunten:
- Zorg voor een helder contract met afspraken over frequentie, werkzaamheden en tarieven
- Leg de keuze voor het schoonmaakbedrijf vast in de notulen van de ALV
- Bepaal wie binnen de VvE het aanspreekpunt is voor het schoonmaakbedrijf
- Controleer of het bedrijf verzekerd is en voldoet aan relevante kwaliteitseisen
Direct zaken doen met een schoonmaakbedrijf geeft de VvE meer controle over de kwaliteit en de kosten, zonder tussenkomst van een derde partij.
Wat regelt de beheerder wel en niet op het gebied van schoonmaak?
Een VvE-beheerder coördineert het dagelijks bestuur van de VvE, maar schoonmaak is niet altijd een standaard onderdeel van het beheerpakket. Wat de beheerder regelt, hangt volledig af van de beheerovereenkomst die de VvE met de beheerder heeft afgesloten.
In veel beheercontracten is schoonmaak een optionele module of valt het buiten de basisservice. De beheerder kan dan wel een schoonmaakbedrijf aanbevelen of de opdracht namens de VvE uitzetten, maar de kosten komen alsnog ten laste van de VvE.
Wat de beheerder doorgaans wel regelt
- Administratieve afhandeling van facturen van het schoonmaakbedrijf
- Coördinatie bij klachten of bijzondere situaties
- Aanbesteding van schoonmaakcontracten namens de VvE
- Bewaking van het onderhoudsbudget
Wat de beheerder doorgaans niet regelt
- Dagelijkse kwaliteitscontrole van de schoonmaakwerkzaamheden
- Directe aansturing van het schoonmaakpersoneel
- Specialistische reinigingsopdrachten zoals gevelreiniging of dieptereiniging
- Calamiteitenreiniging bij brand- of waterschade
Het is dus belangrijk dat de VvE goed weet wat de beheerder precies levert op het gebied van VvE-onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes, en welke zaken de VvE zelf moet organiseren of uitbesteden.
Wanneer is zelf regelen voordeliger dan via de beheerder?
Zelf een schoonmaakbedrijf inschakelen is voordeliger wanneer de beheerder een opslag rekent op de schoonmaakkosten, of wanneer de VvE specifieke wensen heeft die de beheerder niet goed kan invullen. In die gevallen levert direct contact met een schoonmaakbedrijf zowel kostenbesparing als meer maatwerk op.
Beheerders werken vaak samen met vaste partners en rekenen een coördinatievergoeding bovenop de werkelijke schoonmaakkosten. Door zelf offertes op te vragen en rechtstreeks een contract af te sluiten, bespaart de VvE die tussenmarge.
Zelf regelen is ook aantrekkelijker in de volgende situaties:
- De VvE heeft een actief bestuur met voldoende tijd en kennis om een schoonmaakbedrijf te selecteren en aan te sturen
- Het complex heeft specifieke reinigingsbehoeften, zoals een parkeergarage, een lift of een representatieve entreehal
- De VvE wil flexibel kunnen schakelen bij calamiteiten of seizoensgebonden werkzaamheden
- De huidige kwaliteit via de beheerder is onvoldoende en de VvE wil meer directe controle
Als de VvE klein is of het bestuur weinig capaciteit heeft, kan het juist handig zijn om schoonmaak via de beheerder te laten lopen, al is het alleen maar om de administratieve last te beperken.
Hoe kiest een VvE het juiste schoonmaakbedrijf?
Een VvE kiest het juiste schoonmaakbedrijf door te letten op ervaring met VvE-objecten, het dienstenaanbod, de flexibiliteit en de prijs-kwaliteitverhouding. Vraag minimaal drie offertes op en vergelijk niet alleen de prijs, maar ook wat er concreet wordt geleverd voor dat bedrag.
Een goede selectie begint met een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden. Beschrijf welke ruimtes schoongemaakt moeten worden, hoe vaak, en of er ook specialistische diensten nodig zijn. Hoe concreter de opdracht, hoe beter de offertes vergelijkbaar zijn.
Let bij de keuze verder op de volgende punten:
- Ervaring met vergelijkbare objecten: Een bedrijf dat bekend is met appartementencomplexen en VvE-structuren begrijpt de specifieke eisen en de gevoeligheden rondom bewoners
- Maatwerk in het schoonmaakplan: Goede bedrijven stellen samen met de VvE een plan op dat aansluit bij de behoeften en het budget
- Bereikbaarheid bij calamiteiten: Controleer of het bedrijf ook beschikbaar is bij acute situaties zoals waterschade of vandalisme
- Duurzaamheid: Vraag welke schoonmaakmiddelen worden gebruikt en of het bedrijf werkt met milieuvriendelijke methoden
- Referenties en betrouwbaarheid: Vraag naar ervaringen van andere VvE’s of vergelijkbare opdrachtgevers
Een schoonmaakcontract is geen eenmalige beslissing. Plan na de eerste maanden een evaluatiemoment in om te beoordelen of de kwaliteit overeenkomt met de afspraken en pas het plan indien nodig aan.
Hoe wij VvE’s helpen met professionele schoonmaak
Wij verzorgen bij AB Cleaning de volledige schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes voor VvE’s, appartementencomplexen en vastgoedbeheerders door de gehele Benelux. Met meer dan 35 jaar ervaring weten wij precies wat er komt kijken bij het schoonhouden van een wooncomplex, van de dagelijkse basisreiniging tot specialistische klussen.
Wat wij voor uw VvE kunnen doen:
- Reguliere reiniging van trappenhuizen, entreehallen, gangen, liften en galerijen
- Specialistische diensten zoals glasbewassing, gevelreiniging, vloeronderhoud en graffitiverwijdering
- Een schoonmaakplan op maat, afgestemd op de gewenste frequentie en het beschikbare budget
- 24/7 calamiteitenservice bij waterschade, brandschade of vandalisme
- Werken met milieu- en diervriendelijke schoonmaakmiddelen, met minimaal gebruik van chemicaliën
Wij denken graag mee over de beste aanpak voor uw complex en stellen samen een concreet voorstel op. Neem contact met ons op via 026 – 472 39 77 of vraag direct een vrijblijvende offerte aan. Zo weet uw VvE precies waar zij aan toe is.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet een VvE de gemeenschappelijke ruimtes laten schoonmaken?
De ideale schoonmaakfrequentie hangt af van het type complex, het aantal bewoners en de mate van gebruik. Een druk appartementencomplex met veel doorloop vraagt doorgaans om wekelijkse of zelfs dagelijkse reiniging van trappenhuizen en entreehallen, terwijl een kleinere VvE met weinig bewoners toe kan met een tweewekelijkse of maandelijkse beurt. Laat u bij twijfel adviseren door een schoonmaakbedrijf met VvE-ervaring; zij kunnen op basis van een inspectie een passende frequentie aanbevelen.
Wat moet er minimaal in een schoonmaakcontract met een VvE staan?
Een goed schoonmaakcontract bevat in ieder geval een duidelijke omschrijving van de te reinigen ruimtes, de schoonmaakfrequentie, de specifieke werkzaamheden per ruimte, de tariefstructuur en de looptijd van het contract. Daarnaast is het verstandig om afspraken te maken over kwaliteitscontroles, de procedure bij klachten en de beschikbaarheid bij calamiteiten. Vergeet ook niet vast te leggen wie binnen de VvE het aanspreekpunt is voor het schoonmaakbedrijf, zodat communicatie altijd soepel verloopt.
Wat gebeurt er als bewoners klachten hebben over de kwaliteit van de schoonmaak?
Klachten van bewoners over de schoonmaak lopen idealiter via één vast aanspreekpunt binnen de VvE, zoals de voorzitter of een bestuurslid. Die persoon neemt contact op met het schoonmaakbedrijf om de klacht te melden en herstel te laten uitvoeren. Leg in het contract vast binnen welke termijn het bedrijf moet reageren op klachten, en evalueer structureel of terugkerende klachten aanleiding geven om het schoonmaakplan bij te stellen of van aanbieder te wisselen.
Kan een VvE tussentijds van schoonmaakbedrijf wisselen als de kwaliteit tegenvalt?
Ja, maar dit hangt af van de opzegtermijn en eventuele boeteclausules in het lopende schoonmaakcontract. Controleer daarom altijd de contractvoorwaarden voordat u overstapt. Als de kwaliteit structureel tekortschiet, kunt u het schoonmaakbedrijf schriftelijk in gebreke stellen en hen de kans geven dit te herstellen; als dat niet lukt, biedt dit juridisch een sterkere basis om het contract vroegtijdig te beëindigen. Laat een beslissing om te wisselen altijd bekrachtigen door een besluit in de ALV.
Mogen de kosten voor VvE-schoonmaak worden betaald uit de servicekosten?
Ja, schoonmaakkosten voor gemeenschappelijke ruimtes worden standaard gefinancierd vanuit de servicekosten die bewoners maandelijks betalen. Het is wel belangrijk dat de VvE de schoonmaakkosten als aparte post opneemt in de begroting, zodat het voor alle eigenaren transparant is waar het geld naartoe gaat. Bij het opstellen of herzien van de begroting in de ALV kan de VvE tegelijk de hoogte van de schoonmaakbijdrage evalueren en indien nodig aanpassen.
Welke specialistische schoonmaakdiensten zijn voor een VvE het meest relevant?
Naast de reguliere reiniging van trappenhuizen en gangen hebben VvE's vaak behoefte aan glasbewassing, vloeronderhoud (zoals kristallisatie of impregnatie van steenvloeren), gevelreiniging en graffitiverwijdering. Complexen met een parkeergarage of lift vragen bovendien om specifieke reinigingsmethoden die niet door elk schoonmaakbedrijf worden aangeboden. Kies daarom een bedrijf dat al deze diensten onder één dak aanbiedt, zodat u niet voor elke klus een andere partij hoeft in te schakelen.
Hoe voorkomt een VvE discussies tussen eigenaren over de schoonmaakkwaliteit?
Duidelijke, schriftelijk vastgelegde afspraken zijn de beste manier om discussies te voorkomen. Stel samen met het schoonmaakbedrijf een concreet schoonmaakplan op met een taakomschrijving per ruimte, en deel dit plan met alle eigenaren. Plan daarnaast vaste evaluatiemomenten in, bijvoorbeeld elk kwartaal, waarbij een bestuurslid de kwaliteit controleert en bevindingen deelt in de vergadering. Zo heeft iedereen dezelfde verwachtingen en is er een helder kader om eventuele klachten objectief te beoordelen.