Kan één schoonmaakbedrijf zowel je kantoor als de gemeenschappelijke ruimtes doen?

Ja, één schoonmaakbedrijf kan zowel je kantoorruimtes als de gemeenschappelijke ruimtes in een pand verzorgen. Sterker nog: dat is voor de meeste bedrijven de meest praktische keuze. Een gespecialiseerd schoonmaakbedrijf met een breed dienstenpakket heeft de kennis, apparatuur en flexibiliteit om beide soorten ruimtes professioneel te onderhouden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kantoorschoonmaak en gemeenschappelijke ruimtes.

Wat valt er precies onder gemeenschappelijke ruimtes in een kantoorpand?

Gemeenschappelijke ruimtes in een kantoorpand zijn alle ruimtes die door meerdere huurders, medewerkers of bezoekers gedeeld worden. Denk aan de entreehal, trappenhuizen, liften, gangen, toiletgroepen, kantine of lunchruimte, vergaderzalen en parkeergarages. Deze ruimtes vallen buiten de directe verantwoordelijkheid van één enkele huurder, maar moeten wel schoon en representatief zijn.

Het onderscheid tussen privéruimtes en gemeenschappelijke ruimtes is in de praktijk relevant, omdat de verantwoordelijkheid voor het schoonhouden ervan anders geregeld is. In een pand met meerdere huurders regelt de verhuurder of Vereniging van Eigenaren (VvE) doorgaans het onderhoud van de gedeelde ruimtes. Bedrijven die het hele pand zelf in gebruik hebben, zijn zelf verantwoordelijk voor zowel de kantoorruimtes als de gemeenschappelijke gedeelten.

Typische gemeenschappelijke ruimtes die professionele schoonmaak vereisen:

Entreehal en receptieruimte
Trappenhuizen en liften
Gangen en overloopruimtes
Toiletten en sanitaire ruimtes
Kantine, keuken of lunchruimte
Vergaderzalen die door meerdere partijen gebruikt worden
Parkeergarage of buitenruimte rondom het pand

Kan één schoonmaakbedrijf beide soorten ruimtes aan?

Ja, een professioneel schoonmaakbedrijf kan zowel kantoorruimtes als gemeenschappelijke ruimtes verzorgen, mits het beschikt over een breed dienstenpakket en de juiste apparatuur. De meeste gespecialiseerde schoonmaakbedrijven zijn uitgerust voor regulier kantooronderhoud én voor de specialistische reiniging die gemeenschappelijke ruimtes soms vragen, zoals vloerenonderhoud, sanitaire reiniging en gevelreiniging.

Het is wel verstandig om vooraf te controleren of het schoonmaakbedrijf ook specifieke oppervlakken en materialen aankan. Gemeenschappelijke ruimtes hebben vaak andere vloertypen dan kantoorruimtes: denk aan natuursteen in een entreehal, tegels in sanitaire ruimtes of betonvloeren in een parkeergarage. Elk materiaal vraagt om een andere aanpak en andere reinigingsmiddelen.

Vraag bij een schoonmaakbedrijf altijd naar hun ervaring met:

Verschillende vloertypen (tapijt, harde vloer, natuursteen, beton)
Sanitaire reiniging en hygiënisch onderhoud
Glas- en gevelreiniging
Specifieke oppervlakken zoals liftwanden of roltrappen

Wat zijn de voordelen van één aanspreekpunt voor al je schoonmaak?

Werken met één schoonmaakbedrijf voor zowel je kantoor als de gemeenschappelijke ruimtes heeft als grootste voordeel dat je één aanspreekpunt hebt voor alle schoonmaakzaken. Dat bespaart tijd, voorkomt miscommunicatie en zorgt voor een consistente kwaliteit door het hele pand.

In de praktijk levert één partij voor al je schoonmaakdiensten meerdere voordelen op:

Eenvoudiger beheer: Je hoeft niet te schakelen tussen meerdere leveranciers als er iets niet klopt of als je een aanvullende dienst nodig hebt.
Consistente kwaliteit: Eén bedrijf kent je pand, je wensen en je standaard. Dat zorgt voor een gelijkmatig resultaat in alle ruimtes.
Betere planning: Schoonmaakwerkzaamheden in kantoorruimtes en gemeenschappelijke ruimtes kunnen op elkaar worden afgestemd, zodat er geen overlap of lege gaten in het schema zijn.
Kostenvoordeel: Het combineren van diensten bij één partij kan leiden tot scherpere tarieven dan wanneer je meerdere bedrijven inschakelt.
Snellere respons bij problemen: Als er iets misgaat, hoef je maar één partij te bellen die het overzicht heeft en direct kan handelen.

Hoe wordt de taakverdeling geregeld bij gedeelde kantoorpanden?

Bij kantoorpanden met meerdere huurders wordt de taakverdeling voor schoonmaak doorgaans vastgelegd in het huurcontract of in afspraken met de VvE of verhuurder. De gemeenschappelijke ruimtes vallen dan onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder of VvE, terwijl elke huurder zelf verantwoordelijk is voor de schoonmaak van zijn eigen kantoorruimte.

In de praktijk zijn er twee veelvoorkomende situaties:

De verhuurder of VvE regelt de gemeenschappelijke ruimtes

In dit geval schakelt de verhuurder een schoonmaakbedrijf in voor de gedeelde ruimtes. Als huurder heb je dan de keuze om voor je eigen kantoorruimte hetzelfde bedrijf in te schakelen, of een eigen schoonmaakpartner te kiezen. Het voordeel van kiezen voor hetzelfde bedrijf is dat de afstemming en communicatie eenvoudiger verloopt.

De huurder is verantwoordelijk voor het hele pand

Als je het pand volledig zelf in gebruik hebt, ben je zelf verantwoordelijk voor zowel de kantoorruimtes als de gemeenschappelijke gedeelten. In dat geval is het logisch om één schoonmaakbedrijf te kiezen dat het volledige pand beheert. Leg in de overeenkomst duidelijk vast welke ruimtes met welke frequentie worden schoongemaakt, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.

Wanneer heb je naast reguliere schoonmaak ook specialistische reiniging nodig?

Naast reguliere schoonmaak heb je specialistische reiniging nodig wanneer standaard reinigingsmethoden niet volstaan. Dit is het geval bij specifieke materialen zoals natuursteen of tapijt, bij diepgaande reiniging na evenementen of renovaties, en bij acute situaties zoals waterschade, brandschade of ernstige vervuiling.

Situaties waarbij specialistische reiniging van toegevoegde waarde is:

Vloerenonderhoud: Tapijt, marmoleum, linoleum en natuursteen vragen om periodieke dieptereiniging die verder gaat dan dagelijks stofzuigen of dweilen.
Sanitaire dieptereiniging: Toiletgroepen en kleedruimtes hebben naast dagelijkse reiniging ook periodieke grondige desinfectie nodig.
Gevelreiniging: Gevels van kantoorpanden worden vuil door weersinvloeden, luchtverontreiniging en graffiti. Reguliere schoonmaak reikt hier niet bij.
Calamiteiten: Bij waterschade of brand is snelle, gespecialiseerde interventie nodig om verdere schade te voorkomen en het pand zo snel mogelijk weer in gebruik te nemen.
Zonnepanelen: Als je kantoorpand zonnepanelen heeft, is periodieke reiniging nodig om het rendement op peil te houden.

Het is verstandig om bij het kiezen van een schoonmaakpartner te vragen of zij ook specialistische diensten aanbieden. Zo hoef je bij bijzondere situaties niet alsnog een tweede partij in te schakelen.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een schoonmaakbedrijf voor kantoor én gedeelde ruimtes?

Bij het kiezen van een schoonmaakbedrijf voor zowel je kantoor als de gemeenschappelijke ruimtes zijn breedte van het dienstenpakket, aantoonbare ervaring en flexibiliteit de belangrijkste criteria. Een bedrijf dat alleen standaard kantoorschoonmaak aanbiedt, schiet tekort zodra er specialistische reiniging nodig is.

Let bij je keuze op de volgende punten:

Dienstenpakket: Biedt het bedrijf zowel reguliere schoonmaak als specialistische reiniging aan? Denk aan vloerenonderhoud, sanitaire reiniging, gevelreiniging en eventueel calamiteitendiensten.
Certificering: Een VCA-gecertificeerd bedrijf werkt aantoonbaar volgens veiligheidsnormen en heeft oog voor gezondheid en milieu.
Ervaring met jouw type pand: Heeft het bedrijf ervaring met kantoorpanden van vergelijkbare omvang en met de materialen die in jouw pand aanwezig zijn?
Flexibiliteit: Kan het bedrijf inspelen op wisselende schoonmaakbehoeften, zoals extra inzet na een evenement of buiten kantooruren werken?
Duurzaamheid: Werkt het bedrijf met milieuvriendelijke reinigingsmiddelen en methoden? Dit is relevant voor zowel je medewerkers als je duurzaamheidsbeleid.
Bereikbaarheid: Is het bedrijf ook bereikbaar bij acute situaties, of alleen tijdens kantooruren?

Vraag altijd om referenties of bekijk het klantenbestand van het bedrijf. Een schoonmaakpartner die bewezen heeft te werken voor organisaties van vergelijkbare omvang geeft meer vertrouwen dan een partij zonder aantoonbare staat van dienst.

Hoe AB Cleaning jouw kantoor én gemeenschappelijke ruimtes ontzorgt

Wij verzorgen bij AB Cleaning professionele schoonmaak voor zowel kantoorruimtes als gemeenschappelijke ruimtes in de regio Arnhem, Nijmegen en Ede. Met meer dan 35 jaar ervaring en een breed dienstenpakket zijn wij de partner die je niet hoeft te ontzien bij bijzondere situaties. Onze aanpak is concreet:

Reguliere kantoorschoonmaak op maat: werkplekken, vergaderzalen, sanitair en keuken
Vloerenonderhoud voor alle typen vloeren, van tapijt tot natuursteen en harde vloeren
Glas- en gevelreiniging voor een representatieve uitstraling van het gehele pand
Specialistische reiniging van gemeenschappelijke ruimtes zoals entreehal, trappenhuizen en sanitaire ruimtes
Calamiteitendienst 24/7 bereikbaar bij waterschade, brandschade of acute vervuiling
Duurzame werkmethoden en VCA-gecertificeerd

Wij werken voor klanten zoals NS, IKEA en diverse overheidsinstellingen, en brengen diezelfde professionaliteit naar elk pand, ongeacht de omvang. Wil je weten wat wij voor jouw kantoor kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en offerte.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moeten gemeenschappelijke ruimtes worden schoongemaakt vergeleken met kantoorruimtes?

De benodigde schoonmaakfrequentie verschilt per ruimte en intensiteit van gebruik. Drukbezochte gemeenschappelijke ruimtes zoals een entreehal, toiletten en liften vereisen doorgaans dagelijkse reiniging, soms zelfs meerdere keren per dag. Kantoorruimtes worden vaak twee tot vijf keer per week schoongemaakt, afhankelijk van het aantal medewerkers en de aard van de werkzaamheden. Een goed schoonmaakbedrijf stelt samen met jou een maatwerk schoonmaakschema op dat aansluit bij het gebruik van elke ruimte.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het afsluiten van een schoonmaakcontract voor een kantoorpand?

Een veelgemaakte fout is dat bedrijven onvoldoende specificeren welke ruimtes met welke frequentie worden schoongemaakt, waardoor er later discussie ontstaat over wat wel of niet in de opdracht valt. Ook wordt specialistische reiniging zoals vloerenonderhoud of gevelreiniging vaak vergeten in het contract, waardoor je daar later alsnog apart voor moet betalen of een tweede partij voor moet inschakelen. Zorg er altijd voor dat het contract een gedetailleerde ruimtelijst, een schoonmaakfrequentie per ruimte en een overzicht van inbegrepen specialistische diensten bevat.

Hoe regel ik de schoonmaak als ik slechts één verdieping huur in een groter kantoorpand?

Als je één verdieping huurt in een groter pand, ben je als huurder doorgaans alleen verantwoordelijk voor de schoonmaak van jouw eigen kantoorruimte. De gemeenschappelijke ruimtes zoals de entreehal, liften en trappenhuizen vallen dan onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder of VvE. Het is verstandig om bij je verhuurder na te vragen welk schoonmaakbedrijf de gemeenschappelijke ruimtes beheert, zodat je kunt overwegen hetzelfde bedrijf in te schakelen voor jouw verdieping en zo de afstemming te vereenvoudigen.

Kan ik als huurder invloed uitoefenen op de kwaliteit van de schoonmaak in de gemeenschappelijke ruimtes?

Als huurder heb je geen directe contractuele relatie met het schoonmaakbedrijf dat de gemeenschappelijke ruimtes verzorgt, maar je kunt klachten of wensen altijd kenbaar maken bij de verhuurder of VvE. Documenteer concrete problemen met foto's en meld ze schriftelijk, zodat er een aantoonbaar verzoek tot verbetering ligt. In panden met een actieve VvE kun je als huurder of eigenaar ook deelnemen aan vergaderingen en daar het schoonmaakbeleid en de keuze van het schoonmaakbedrijf bespreekbaar maken.

Hoe zorg ik ervoor dat de schoonmaakkwaliteit op peil blijft na de opstartfase?

De kwaliteit van schoonmaak heeft de neiging om na verloop van tijd te slijten als er geen structurele evaluatiemomenten zijn. Plan daarom vaste kwartaalgesprekken met je schoonmaakpartner om de kwaliteit te bespreken en eventuele knelpunten tijdig aan te pakken. Gebruik een eenvoudig feedbacksysteem op de werkvloer, zoals een schoonmaaklogboek of een digitale meldingsapp, zodat medewerkers direct kunnen aangeven als iets niet naar wens is. Een betrouwbaar schoonmaakbedrijf neemt dit soort feedback serieus en past de aanpak proactief aan.

Wat kost het gemiddeld om zowel kantoorruimtes als gemeenschappelijke ruimtes professioneel te laten schoonmaken?

De kosten voor professionele schoonmaak zijn afhankelijk van de totale oppervlakte, de schoonmaakfrequentie, het type ruimtes en de regio. Voor reguliere kantoorschoonmaak liggen de tarieven doorgaans tussen de €20 en €35 per uur, maar bij een totaalcontract voor zowel kantoor- als gemeenschappelijke ruimtes kun je vaak profiteren van scherpere tarieven. Het is verstandig om minimaal drie offertes op te vragen en deze te vergelijken op basis van een gelijk programma van eisen, zodat je een eerlijke prijs-kwaliteitsvergelijking kunt maken.

Hoe ga ik om met schoonmaak tijdens een verbouwing of renovatie van het kantoorpand?

Tijdens een verbouwing of renovatie is bouwschoonmaak een apart specialisme dat verschilt van reguliere kantoorschoonmaak. Bouwstof, bouwmaterialen en grove vervuiling vragen om specifieke apparatuur en methoden die niet elk schoonmaakbedrijf in huis heeft. Bespreek bij aanvang van een renovatieproject met je schoonmaakpartner of zij ook bouw- en opleverschoonmaak aanbieden, zodat je na de werkzaamheden snel en professioneel kunt overgaan naar de normale schoonmaakroutine zonder extra partijen te hoeven inschakelen.